КАДРОВЫЙ АУДИТ
Кадровый аудит — это важнейшая процедура, направленная на проверку правильности ведения кадрового делопроизводства, соответствия всех кадровых документов и процедур требованиям законодательства. Грамотно проведённый аудит помогает выявить ошибки и нарушения, минимизировать риски для компании и подготовить её к возможным проверкам со стороны государственных органов. Кадровый аудит — это не просто проверка, а инструмент для улучшения системы управления персоналом и её оптимизации.
Мы предлагаем полный спектр услуг по проведению кадрового аудита, который включает в себя анализ всей необходимой документации и процедур, связанных с управлением кадрами. Ниже описаны основные аспекты кадрового аудита, которые мы проверяем в ходе работы.
Анализ локальных актов компании
Цель: проверка наличия обязательных локальных актов и их соответствия нормам Трудового кодекса РФ. Это необходимо для того, чтобы убедиться, что все базовые документы компании соответствуют действующему законодательству.
Объект проверки:
- правила внутреннего трудового распорядка,
- положение об оплате труда,
- положение о защите персональных данных, включая согласие сотрудников на обработку данных третьими сторонами,
- положение о командировках.
Приказы по личному составу
Цель: проверить ведение первичной кадровой документации и убедиться, что все документы оформлены корректно, в соответствии с установленными требованиями.
Объект:
- приказы на приём, перевод, увольнение,
- личная карточка Т-2,
- приказы на отпуск, поощрение сотрудников,
- приказы о привлечении к сверхурочной работе,
- заявления по всем видам процедур, связанных с кадровыми вопросами.
Трудовые книжки/книга учёта движения трудовых книжек
Цель: проверить наличие, правильность ведения и хранения трудовых книжек.
Объект: трудовые книжки действующих сотрудников (по выборке), а также проверка подписей уволившихся работников.
Трудовые договоры и дополнительные соглашения
Цель: проверка наличия трудовых договоров, дополнительных соглашений и их правильного хранения.
Объект: проверка наличия всех обязательных реквизитов, соответствие условий договоров и соглашений локальным нормативным актам и приказам (приём, перевод).
Журналы регистрации приказов и трудовых договоров
Цель: проверка ведения и хранения журналов, в которых фиксируются приёмы, увольнения, переводы, командировки, отпуска и поощрения сотрудников.
Объект: приказы и договоры, связанные с кадровыми изменениями.
График отпусков
Цель: проверка наличия, ведения и хранения графика отпусков, а также его соответствие фактическим данным.
Объект: график отпусков должен соответствовать штатному расписанию, а также проводим сверку баланса неиспользованных отпусков сотрудников (выборочно).
Штатное расписание
Цель: проверка наличия и правильности ведения штатного расписания.
Объект: сверка данных штатного расписания с табелем учёта рабочего времени, а также проверка внесения изменений по выборке работников.
Табель учёта рабочего времени
Цель: проверка наличия, ведения и правильности заполнения табеля.
Объект: табель сверяется со штатным расписанием, графиками работы (если есть), приказами и внесёнными изменениями.
Листки нетрудоспособности
Цель: проверка наличия листков нетрудоспособности и их сверка с табелем учёта рабочего времени.
Объект: проверка правильности заполнения листков в части страхового стажа сотрудников.
Договоры и акты ГПХ (гражданско-правового характера)
Цель: проверка наличия и содержания договоров ГПХ.
Объект: проверка договоров на периодичность, регулярность и соответствие нормам Гражданского кодекса, чтобы исключить риск признания таких договоров трудовыми.
Состав личных дел сотрудников
Цель: проверка наличия личных дел сотрудников.
Объект: если в компании существует положение о ведении личных дел, мы сверяем данные с этим положением, чтобы убедиться, что ведение личных дел соответствует внутренним требованиям.
Дополнительная документация
Мы можем проверить любую другую документацию по запросу клиента, в зависимости от задач компании и её специфики.
Этапы проведения кадрового аудита
- Сбор исходной информации — на первом этапе мы запрашиваем все необходимые данные и документы, а также предлагаем клиенту заполнить анкету для более детального анализа текущей кадровой системы.
- Оценка объёма работ — после анализа исходной информации мы оцениваем объём предстоящей работы и составляем план аудита.
- Согласование условий — обсуждаем объём работ, сроки и стоимость аудита, заключаем договор.
- Проведение кадрового аудита — на этом этапе наши специалисты анализируют документацию и проверяют её соответствие нормам.
- Обсуждение отчёта и рекомендации — после завершения аудита мы предоставляем детальный отчёт с рекомендациями и описанием выявленных ошибок, помогаем исправить несоответствия и привести кадровую документацию в порядок.
Кадровый аудит позволяет не только выявить слабые места в кадровом учёте компании, но и наладить его в соответствии с актуальными требованиями законодательства, что поможет избежать штрафов и других неприятных последствий проверок.